Szöveg/Érték darabolása (Szövegből oszlopok)

A "Szövegből oszlopok" funkció segítségével cellák értékeit is szét darabolhatjuk, nem csak a "szövegként tárolt szám" problémát tudja megoldani.

Használata lépésről lépésre:

1) Megfelelő oszlop kijelölése (egyszerre csak egy oszlop!)

Ügyeljünk arra, hogy a formázandó oszlop melletti oszlop(ok)nak üres(ek)nek kell lennie, vagy különben az oszlop(ok)ban levő értékek felülíródnak - felugró figyelmeztető ablak felhívja erre a figyelmünket.

2) "Adatok" / "Szövegből oszlopok" kiválasztása

3) A szövegdaraboló varázslóban:

     3a) "Tagolt" kiválasztása - fix méret abban az esetben ajánlott, ha az elválasztandó értékek ugyanolyan, fix hosszúságúak - majd "Tovább" gomb
     3b) Határoló jel kiválasztása, jelen esetben "Szóköz" - az ablak alsó részében függőleges vonalakkal vannak jelölve a vágási pontok - majd "Tovább" gomb
     3c) A (feketével kijelölt) oszlopok adattípusának kiválasztása - jelen esetben szöveg -  és utána a "Befejezés" gomb.

Szövegként tárolt szám

Előfordult már, hogy a táblázatban szereplő számértékek szövegként voltak értelmezve, kis zöld nyilacskákkal a cellák bal felső sarkában?



Probléma oka:

A probléma forrása, hogy a szám értéke előtt egy " ' " van, habár ez elsőre nem látható. Tipikus eset olyan riportoknál, amit egy másik alkalmazásból lett letöltve.

Ahelyett, hogy kézzel kijavítanánk az összes érintett cellát, gyors és egyszerű megoldást nyújt az "Adatok" / "Szövegből oszlopok" funkció.



Használata lépésről lépésre:

1) Megfelelő oszlop kijelölése (egyszerre csak egy oszlop!)

2) "Adatok" / "Szövegből oszlopok" kiválasztása

3) A szövegdaraboló varázslóban:

     "Tagolt" kiválasztása, majd "Tovább" gomb kétszer és utána a "Befejezés" gomb

     (vagy rögtön az elején, az első oldalon a "Befejezés" gomb) kiválasztása.

 

Máris számként vannak értelmezve a cellák értékei, ami onnan is látható, hogy a számok jobbra vannak rendezve.







Tagolás / Csoportba foglalás

Ha a táblázat túl sok oszlopot vagy nagymennyiségű sort tartalmaz, akár részösszegekkel is megtűzdelve, átláthatóbbá tehető úgynevezett csoportokba tagolással, az "elrejtés" használata helyett.

A csoportok funkció lényege, hogy könnyedén eltüntessünk, majd később megjelenítsünk oszlopokat/sorokat. Hasonlóképpen működik mint az "elrejtés", csak itt a munkalap szélén jelölve van, hogy a csoport éppen nyitott vagy zárt állapotban van.

Csoport(ok) létrehozása:
 - Megfelelő oszlopok/sorok kijelölése
 - "Adatok" / "Tagolás" / "Csoportba foglalás" / "Csoportba foglalás".

A csoportok a menüszalagon illetve a sorok/oszlopok felett megjelenő "+" és a "-" gombokkal (és a mélységszint jelző számokkal) bonthatóak és zárhatóak.

  

Csoport(ok) megszűntetése:
 - Megszüntetendő oszlopok/sorok kijelölése
 - "Adatok" / "Tagolás" / "Csoportbontás" / "Csoportbontás" vagy "Tagolás eltávolítása".

A "Csoportbontás" egyszerre egy csoportot szüntet meg, míg a "Tagolás eltávolítása" az összeset.

Csoport(ok) létrehozása automatikusan:
 - A program magától felismeri a szumma értékeket tartalmazó sorokat, és eszerint tördeli a csoportokat.

 - "Adatok" / "Tagolás" / "Csoportba foglalás" / Automatikus tagolás.

Megosztott munkafüzetben nem lehet változtatni, törölni vagy létrehozni csoportot!

 

 

 

Képletvizsgálat

Képletvizsgálat funkciói segítenek

 - átlátni a munkafüzet függvényeit / képleteit,

 - megmutatni a képletek és cellák közötti kapcsolatokat (Elődök / Utódok mutatása).

Az alábbi funkciók a "Képletek" menüpont alatt találhatóak.

A munkafüzet nézete - hogy az eredmények helyett a képleteket mutassa - a "Képletek" vagy az "alt" + "." billentyűkombinációval állítható át.

Normál nézet:

Képletvizsgálat nézet:

"Elődök mutatása" megmutatja, hogy a kijelölt cella - amennyiben képletet tartalmaz - értékére mely más cella/cellák vannak hatással.

"Utódok mutatása" azokat a cellákat mutatja meg, amelyekre hatással van a kijelölt cella.

A "Nyilak eltávolítása"-val a feleslegessé vált előd vagy utód cellára mutató nyilakat távolíthatjuk el.

"Hibaellenőrzés" - ellenőrzi a képleteket, illetve felajánlja az esetleges hibák kijavításának lehetőségét. Figyelem! Nem feltétlenül minden hiba, amit feldob! Például az is potenciális hiba, ha több egymást követő cella képlete eltér egymástól vagy ha a "szum" függvényben nem jelöljük ki az egész tartományt, hanem csak egy részét.

"Képletkiértékelő" - kiszámolja az adott képlet értékét.

.xlsx fájl megnyitása régi Excellel

Az Office 2007-tel egyetemben új fájl formátumok kerültek bevezetésre. Az Excel munkafüzet esetében ez az új kiterjesztés a ".xslx".

Régebbi verziójú Excelhez kompatibilitási csomagot kell telepíteni, hogy használni (olvasni, szerkeszteni, menteni) tudjuk az új fájl formátumokat.
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=hu&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466


  

Ctrl gyorsbillentyűk

A gyorsbillentyűkkel (shortcuts) hatékonyabban lehet dolgozni, felesleges kattintgatásoktól, egér mozgatástól kímélhetjük meg magunkat.

A menüben láthatóak a különböző gyorsbillentyű kombinációk ha az egeret az ikonra húzzuk.

Ime néhány gyakran használt a Ctrl és egy másik billentyű lenyomásával aktiválhatóak közül:

 - Ctrl + kurzor nyilak: a következő használt cellára vagy sor / oszlop elejére-végére

 - Ctrl + Page Up / Page Down: a munkalapok közötti váltás

 - Ctrl + Tab: megnyitott munkafüzetek / ablakok között vált

 - Ctrl + a: összes kijelölése

 - Ctrl + b: félkövér betűtípus ( / megszüntetése)

 - Ctrl + c: másolás

  

 - Ctrl + f: keres

 - Ctrl + h: keres és csere

 - Ctrl + i: dőlt betűtípus ( / megszüntetése)

 - Ctrl + l: az aktuális cella feletti cella értékének bemásolása

 - Ctrl + n: új munkafüzet

 - Ctrl + o: fájl megnyitása

 - Ctrl + p: nyomtatás

 - Ctrl + s: mentés

 - Ctrl + u: aláhúzott betűtípus ( / megszüntetése)

 - Ctrl + v: beillesztés

 - Ctrl + x: kivágás

 - Ctrl + z: egy lépést visszacsinál

Továbbiak...

http://office.microsoft.com/hu-hu/excel-help/billentyuparancsok-az-excel-2010-alkalmazasban-HP010342494.aspx#BM2

Olvasásra nyitja meg?

Munkafüzet megnyitása előtt lehetőség van egy felugró ablakkal segítségével eldöntetni, hogy csak olvasni vagy írni (módosítani) is akarja a fájlt a felhasználó.

Például van egy táblázat, amit bizonyos okokból nem osztottunk meg közös használatra, azonban egyszerre több felhasználónak is szüksége van a hozzáfáréshez. Ebben az esetben ezzel a funkcióval egyszerre többen is olvashatják a munkafüzetet, miközben egy másik felhasználó változtatásokat és mentéseket képes végrehajtani benne.

Beállítás:

"Office gomb" -> "Mentés másként" -> "Excel-munkafüzet" -> "Eszközök" -> "Beállítások" -> "Figyelmeztet a módosítás elkerülésére"

A munkafüzet következő megnyitásakor az alábbi üzenet ugrik fel.

Amennyiben az "Igen" gombra kattint a felhasználó, akkor olvasás módban nyitja meg a fájlt, azaz egy másik felhasználónak lehetősége lesz írás módban megnyitni a fájlt, és menteni azt.

Ha a "Nem" gombra klikkel felhasználó, akkor írás módban kerül megnyitásra a fájl, és a következő felhasználó már csak olvasás módban tudja megnyitni ugyanezt a fájlt.

A "Mégse" gomb esetén az Excel nem nyitja meg a munkafüzetet.

Excel fájl méretének csökkentése / túl nagy fájl méret...

Szintén gyakori eset, hogy a fájl méret akár több megabájtra is rúg, holott a mentett adatmennyiség nem indokolja azt.

Mielőtt bármibe kezdenénk, biztonsági mentés létrehozása ajánlott!

A következő lépésekkel csökkenthető a fájl méret:

 - Felesleges munkalapok eltávolítása

 - Nem szükséges pivot táblák/kimutatások törlése

 - Nem használt cellák kijelölése - az utolsó használt cella utáni oszlopok és sorok - majd cella tartalom törlése.

Az utolsó használt cella utáni oszlopok és sorok kijelölése, majd ...

Ha makrót tartalmaz a munkafüzet...

 - Makró esetén töröld az üres sorokat

 - Másold át a kész makrót egy teljesen új munkafüzetbe

A méretnövekedés okai:

 - A munkafüzet előzőleg jóval telítettebb volt - például riportot töltöttünk le egy alkalmazásból - amit később megszűrtünk, kitöröltünk belőle felesleges sorokat stb. de a már egyszer használt cellák tartalma nem törlődött teljesen.

 - Üres cellák is formázásra kerültek, ami ugyanúgy tárhelyet foglal.

Ha makrót tartalmaz a munkafüzet...

 - A VBA kód folyamatosan változtatva van/volt, a Visual Basic Editor szerkesztőprogramban történő változtatás/törlés "szemet" hagy maga után.

 - Túl sok űrlap van a makróban.