Olvasásra nyitja meg?

Munkafüzet megnyitása előtt lehetőség van egy felugró ablakkal segítségével eldöntetni, hogy csak olvasni vagy írni (módosítani) is akarja a fájlt a felhasználó.

Például van egy táblázat, amit bizonyos okokból nem osztottunk meg közös használatra, azonban egyszerre több felhasználónak is szüksége van a hozzáfáréshez. Ebben az esetben ezzel a funkcióval egyszerre többen is olvashatják a munkafüzetet, miközben egy másik felhasználó változtatásokat és mentéseket képes végrehajtani benne.

Beállítás:

"Office gomb" -> "Mentés másként" -> "Excel-munkafüzet" -> "Eszközök" -> "Beállítások" -> "Figyelmeztet a módosítás elkerülésére"

A munkafüzet következő megnyitásakor az alábbi üzenet ugrik fel.

Amennyiben az "Igen" gombra kattint a felhasználó, akkor olvasás módban nyitja meg a fájlt, azaz egy másik felhasználónak lehetősége lesz írás módban megnyitni a fájlt, és menteni azt.

Ha a "Nem" gombra klikkel felhasználó, akkor írás módban kerül megnyitásra a fájl, és a következő felhasználó már csak olvasás módban tudja megnyitni ugyanezt a fájlt.

A "Mégse" gomb esetén az Excel nem nyitja meg a munkafüzetet.

Excel fájl méretének csökkentése / túl nagy fájl méret...

Szintén gyakori eset, hogy a fájl méret akár több megabájtra is rúg, holott a mentett adatmennyiség nem indokolja azt.

Mielőtt bármibe kezdenénk, biztonsági mentés létrehozása ajánlott!

A következő lépésekkel csökkenthető a fájl méret:

 - Felesleges munkalapok eltávolítása

 - Nem szükséges pivot táblák/kimutatások törlése

 - Nem használt cellák kijelölése - az utolsó használt cella utáni oszlopok és sorok - majd cella tartalom törlése.

Az utolsó használt cella utáni oszlopok és sorok kijelölése, majd ...

Ha makrót tartalmaz a munkafüzet...

 - Makró esetén töröld az üres sorokat

 - Másold át a kész makrót egy teljesen új munkafüzetbe

A méretnövekedés okai:

 - A munkafüzet előzőleg jóval telítettebb volt - például riportot töltöttünk le egy alkalmazásból - amit később megszűrtünk, kitöröltünk belőle felesleges sorokat stb. de a már egyszer használt cellák tartalma nem törlődött teljesen.

 - Üres cellák is formázásra kerültek, ami ugyanúgy tárhelyet foglal.

Ha makrót tartalmaz a munkafüzet...

 - A VBA kód folyamatosan változtatva van/volt, a Visual Basic Editor szerkesztőprogramban történő változtatás/törlés "szemet" hagy maga után.

 - Túl sok űrlap van a makróban.

Munkafüzet megosztása

Vállalati környezetben jelentős igény van arra, hogy egyszerre több felhasználó is szerkeszthesse ugyanazt a táblázatot, munkafüzetet. Az Excel már a régebbi verzióiban is lehetőséget adott erre...

Munkafüzetet a következőképpen tudunk megosztani:

"Korrektúra" -> "Munkafüzet megosztása" -> "Szerkesztés" -> "Közös használat engedélyezése..."

További beállításokra van lehetőség a "Beállítások" fül alatt, például, hogy a munkafüzet nyomon kövesse-e, hogy ki mit változtatott, s ha igen, hány napig tartsa meg a változtatások listáját.

Amint munkafüzet mentésre kerül az új beállításokkal ("OK" gombra klikkelés) már használható is több felhasználós üzemmódban.

Amennyiben megosztott munkafüzettel dolgozunk, a fejlécben a "[közös]" szó olvasható a fájlnév mellett.

Beállítástól függően adott időközönként vagy minden mentésnél a munkafüzet más felhasználók módosításaival frissül .

Korlátozott funkciók:

Megosztott munkafüzet esetében egy sor korlátozás lép érvénybe. A teljesség igénye nélkül az alábbiak nem működnek:

 - Cellák egyesítése

 - Munkafüzet másolása ugyanazon a fájlon belül illetve törlése

 - Diagramok hozzáadása, szerkesztése

 - Kimutatások (más néven Pivot táblák) hozzáadása, szerkesztése

 - Jelszó megváltoztatása

 - Makró(k) módosítása, VBA kód megjelenítése

És végül néhány kevésbé hasznos korlátozás:   :-)

 - Maximum 256 felhasználó nyithatja meg ugyanazt a munkafüzetet

 - Maximum 32767 napnyi változást tud követni

Megosztás megszüntetése:

A megosztás bekapcsolásához hasonlóan, csak itt törölni kell a pipát a megosztás megszüntetéséhez. A munkafüzet ismét mentésre fog kerülni.

"Korrektúra" -> "Munkafüzet megosztása" -> "Szerkesztés" -> "Közös használat engedélyezése..."

Nem működnek a függvények?!

Gyakori az alábbi probléma:

Megnyitunk egy munkafüzetet - akár egy újat, akár más által készítettet - elkezdjük használni, de valamiért az Excel nem számolja újra a függvényeket. Ilyen esetben a táblázatkezelő bal alsó sarkában olvasható, hogy "Kész    Számolás".

 

Megoldás:

Semmi baj nem történt, nem rontottunk el semmit, többlehetőség közül is választhatunk.

1) "Képletek" -> "Számítás" -> "Újraszámolás"

2) "Képletek" - > Számítás" -> "Számolási beállítások" megváltoztatása

3) Az F9 funkció billentyű lenyomására az Excel újraszámolja a képleteket.

4) Beállítás megváltoztatása: "Office gomb" -> "Az Excel beállításai" -> "Képletek" - > "Munkafüzet kiszámítása, automatikus".

Probléma oka:

 - Előzőleg mi magunk elállítottuk a beállítást.

 - Ha más által készített táblázatot nyitottunk meg, a "szerző" okkal állította át a munkafüzetet kézi újraszámoltatásra. Például túl sok függvényt tartalmaz, ami miatt lassú lenne, ha az Excel minden alkalommal kiszámolná újra az összes képletet.

 - Előzőleg rosszul megírt makrót futtattunk, illetőleg a makró nem futott végig hibátlanul.